“Laat het onderhoud maar naar mij toe komen! ServicePlanner bespaart me gigantisch veel werk. Doordat het systeem rekening houdt met de postcode van de klant, kun je veel efficiënter werken en is er geen onnodige reistijd. Ik zie nu in mijn agenda dat er werk in staat voor over een paar maanden en dat geeft een gerust gevoel. Ik kan bij wijze van spreken ’s ochtends in de agenda kijken waar ik naartoe moet”, aldus onze klant Roger de Beer van De Beer Installatietechniek. Automatisch plannen dus. Maar hoe werkt dat eigenlijk in ServicePlanner? En wat als je op een andere manier wilt plannen óf als je klanten het anders willen? Kan dat en zo ja, hoeveel opties heb je? In deze blog lees je er alles over.
Manier 1: automatisch herhalend plannen
De titel van de blog verklapt het al: ServicePlanner biedt jou maar liefst 7 verschillende manieren om afspraken in te plannen. En je kunt ook nog eens manieren met elkaar combineren! We beginnen bij jouw eerste optie: automatisch herhalend plannen. Dit scheelt Roger - uit het intro - veel tijd en kopzorgen. Het is dan een ideale optie als jij ook periodiek onderhoud doet, bijvoorbeeld cv-ketelonderhoud. ServicePlanner houdt voor je bij welke klant wanneer aan de beurt is. Iedere maand plant het systeem automatisch de afspraken bij de klanten die in die maand gepland moeten worden. En ook nu kunnen klanten hun afspraak uiteraard via ServicePlanner verzetten als de gekozen datum en tijd niet uitkomt.
Manier 2: automatisch herhalend uitnodigen
Sommige klanten willen zelf de regie hebben over wanneer ze een onderhoudsafspraak willen. Ook zijn er klanten die het ene jaar wél en het andere jaar géén onderhoud willen. Voor deze klanten kent ServicePlanner de optie automatisch herhalend uitnodigen, zodat zij zelf een afspraak kunnen inplannen. Onderneemt een klant geen actie, dan gebeurt er niets. Goed om te weten: je kunt manier 1 en 2 door elkaar gebruiken. Je hoeft dus niet alle klanten voor periodiek onderhoud op automatisch herhalend plannen óf juist op automatisch herhalend uitnodigen te zetten, maar maakt per apparaat van de klant de keuze. Zo kun je bij een klant bijvoorbeeld het cv-onderhoud ieder jaar automatisch plannen, terwijl diezelfde klant voor zijn airco ieder jaar automatisch een uitnodiging krijgt.
Manier 3: automatisch eenmalig plannen
Tijd voor manier 3! In onze tool kun je in een bulk eenmalig afspraken bij klanten inplannen. Handig als je als glasvezelinstallateur in een bepaalde buurt bij alle woningen glasvezel moet aanleggen. Of als je op grote schaal zonnepanelen moet keuren. In ServicePlanner selecteer je dan eerst een groep klanten, bijvoorbeeld een groep van 50. Daarna vraag je de tool met één klik op de knop om deze in te plannen volgens een logische route én op momenten die nog vrij zijn in de agenda van de monteurs. De software verstuurt dan automatisch 50 afspraakbevestigingen. Uiteraard kunnen klanten hun afspraak via ServicePlanner verzetten als de gekozen datum en tijd niet uitkomt. En ook als een klant een afspraak verzet, houdt ons systeem natuurlijk rekening met een logische route. De klant krijgt namelijk 3 opties te zien die goed in de al gemaakte routes passen. Zit er niets bij wat in de agenda van de klant past? Dan kan de klant op ‘Meer voorstellen’ klikken en verschijnen er 3 nieuwe voorstellen in beeld.
Manier 4: automatisch eenmalig uitnodigen
Tegenover automatisch eenmalig plannen staat automatisch eenmalig uitnodigen. Ook nu selecteer je in de software in bulk een groep klanten. Die klanten krijgen van ons alleen geen afspraakbevestiging, maar een uitnodiging. Iedere klant kan vervolgens zélf een afspraak inplannen. Onderneemt een klant geen actie naar aanleiding van jouw uitnodiging, dan gebeurt er niets. Het automatisch uitnodigen is in meerdere situaties een slimme keuze. Bijvoorbeeld als je net een bedrijf hebt overgenomen en je nog niet zeker weet of mensen klant bij jou willen blijven, als jouw klantenbestand verouderd is of als je jouw dienstverlening wilt uitbreiden met periodiek onderhoud.
Manier 5: handmatig plannen
Automatisch plannen is handig, maar we horen je denken: “Wat doe ik met nieuwe klanten? Met klanten die eenmalig iets bij mij afnemen? Of bij storingen die zo snel mogelijk ingepland moeten worden?” Wees gerust, ook daar hebben we aan gedacht. Nadat je de gegevens van zo’n klant in onze software hebt gezet, kun je handmatig een afspraak inplannen. Je kunt daarbij zelf een geschikte datum en tijd zoeken, maar ook het systeem een slim voorstel laten doen.
Manier 6: handmatig uitnodigen
Je voelt het waarschijnlijk al aankomen: naast handmatig plannen, kun je ook handmatig uitnodigen. Dit is onder meer erg handig bij nieuwe installaties met een (lange) levertijd, denk aan een warmtepomp. Zodra het product bij jou op locatie geleverd is, kun je in ServicePlanner handmatig een uitnodiging naar de klant versturen. De klant plant dan zelf een afspraak in, op een moment dat hem of haar goed uitkomt. Handig: bij het opstellen van de uitnodiging kun je aangeven om wat voor type product het gaat én hoe lang de afspraak duurt. Daardoor komt de afspraak gegarandeerd goed in jouw agenda te staan.
Manier 7: klanten via een link zelf laten plannen
Bij de laatste manier van afspraken inplannen, ligt alle controle bij de klant. Je kunt klanten namelijk een linkje naar ServicePlanner sturen. Als ze dat linkje openen krijgen ze 3 voorstellen te zien waaruit ze zelf een geschikt moment kunnen selecteren. Het linkje kun je onder een knop op je website zetten, in je e-mailhandtekening zetten én via WhatsApp versturen. Het is een ideale optie voor bijvoorbeeld nieuwe klanten waar jij onderhoudswerkzaamheden voor mag verzorgen. Je klant kan namelijk zelf de eerste mogelijkheid in jouw agenda selecteren die hem of haar goed uitkomt - jij hebt er geen werk mee. Let wel op: via de link moet de klant zélf de juiste afspraaksoort selecteren.
Benieuwd? Maak een proefaccount aan!
Ben je benieuwd hoe dit alles in ServicePlanner werkt?
