Dolly Bakfiets maakt al sinds 2011 Nederlandse topkwaliteit elektrische bakfietsen, voor zorgeloos bakfietsplezier. Het bedrijf heeft in Nederland geen dealers, maar werkt vanuit een eigen webshop. Dolly biedt een proefrit, service en onderhoud aan huis. Zo kunnen klanten in alle rust en in hun eigen omgeving ervaren hoe de bakfiets rijdt - en of hij in de schuur past. Voor het plannen van onder meer de proefritten maakt Dolly Bakfiets gebruik van ServicePlanner.
Tevreden klant aan het woord: Bas van Dolly Bakfiets
"Ik ben gecharmeerd van die eenvoud en de no-nonsense aanpak"
Geen driedaagse cursus nodig
“We werkten altijd in een Outlook-agenda waar iedereen in kon en waarin iedereen zijn eigen kleurtje had. Dat was prima in het begin, maar zodra je groeit kun je hier niet meer mee uit de voeten”, vertelt servicemanager Bas Riebel. “Na een flinke zoektocht kwam ServicePlanner op ons pad en na een demo was ik meteen enthousiast. Ik merkte namelijk direct dat de tool ontzettend gebruiksvriendelijk is. Je hebt geen driedaagse cursus nodig om ermee te kunnen werken. Ik ben gecharmeerd van die eenvoud en de no-nonsense aanpak.”
"Direct vanaf de eerste dag liep het goed”
Inmiddels werken Bas en zijn collega’s ongeveer twee maanden met ServicePlanner. “En dat bevalt heel goed!”, vertelt hij. “We bieden service aan huis. Deze begint met de proefrit om de fiets te demonstreren. Vandaar dat de livegang van ServicePlanner best even spannend was. Als het niet direct zou werken en we bijvoorbeeld een week geen proefritten zouden kunnen aanbieden, zou dat geen goed voorbeeld zijn van onze manier van dienst verlenen. Maar direct vanaf de eerste dag liep het goed, daar zijn we natuurlijk heel erg blij mee. Zelf was ik nog even bang dat een nieuwe manier van werken niet voor iedereen even makkelijk zou zijn. Mijn collega’s moesten een systeem dat ze goed kenden loslaten en een nieuwe manier van werken aanleren. Maar ze kunnen allemaal prima met ServicePlanner overweg. Ik maakte me zorgen om niets.”
Lees verder...
"De continue doorontwikkeling vind ik heel prettig."
De regie over de agenda
“Voorheen werd onze agenda volledig door ons handmatig gepland”, gaat Bas verder. “Klanten konden via een formulier op onze website een proefrit aanvragen. Wij kregen dan een mailtje met die aanvraag en namen contact op om de afspraak in te plannen. De klant gaf vervolgens aan wanneer het hem het beste uitkwam en daar gingen wij vaak in mee. Ook als het voor ons eigenlijk niet handig was, waardoor we soms in de knoop kwamen met de planning. Bovendien was deze manier van plannen tijdrovend. Voor het plannen van één afspraak gingen er zo vier mailtjes heen en weer. Het is een verademing dat we nu van al dat gemail af zijn. En met ServicePlanner hebben we ook weer de regie over onze agenda. Het systeem maakt automatisch logische routes. Klanten krijgen na het invullen van hun postcode drie data te zien die goed in onze planning passen. Zij hebben dus genoeg opties, maar wij hoeven niet op één dag eerst naar Groningen te rijden en daarna naar Maastricht. En hoe meer aanvragen, hoe beter en efficiënter de routes.”
Afspraken plannen, maar ook historie bijhouden
Voor Dolly Bakfiets is ServicePlanner meer dan een tool om afspraken mee te plannen. “We kunnen er ook historie mee bijhouden - iets wat met onze oude manier van plannen niet kon”, vertelt Bas. “Bij afspraken kunnen we bovendien notities maken. Belt een klant, dan pak ik de afspraakhistorie en aantekeningen erbij en kan ik direct met de klant meebewegen. Dat komt de klanttevredenheid zeker ten goede. Bovendien heeft iedereen bij ons inzicht in die historie en aantekeningen, dus wat ik nu beschrijf geldt voor iedereen. Een monteur kan tijdens een onderhoudsafspraak precies zien welke afspraken er met de klant gemaakt zijn door andere collega’s.”
“De continue doorontwikkeling vind ik heel prettig”
Omdat ServicePlanner met sprints werkt komen er nog iedere week nieuwe functies bij waardoor het systeem voor Dolly Bakfiets nóg meer naar wens is. Bas zegt: “Gister kreeg ik nog een mailtje van een collega: ‘Zo, daar bij ServicePlanner zijn ze weer lekker bezig!’ Hadden we voor een grote softwareleverancier gekozen, dan hadden we inmiddels al voor duizenden euro’s aan maatwerk moeten betalen. Bij ServicePlanner zien ze iedere vraag van een klant juist als een kans om het systeem te verbeteren en te laten groeien, zodat ook andere klanten hiervan kunnen profiteren. Bovenop alle voordelen die ik eerder al noemde, vind ik die continue doorontwikkeling heel prettig.”
Droom jij om net als Bas ook zó efficiënt te plannen dat je in minder tijd meer klanten kunt bedienen?