7 vragen die jou helpen bij het kiezen van de juiste planning software

Veel installateurs en servicebedrijven zijn op zoek naar planning software, maar weten niet goed wélke software voor hen dan de beste keuze is. Er is zoveel aanbod… Waar doe je goed aan? Je weet wat wij zeggen: ServicePlanner is dé tool waarmee je altijd overzicht houdt in je planning én waarmee je je omzet verhoogt, omdat je simpelweg meer tijd vrijmaakt en je dus meer klanten kunt bedienen. Maar natuurlijk kunnen wij ons goed voorstellen dat je denkt: “Leuk, maar dat is prediken voor eigen parochie.” Vandaar dat wij in deze blog zeven vragen voor je op een rij hebben gezet die je helpen bij het kiezen van de juiste planning software.

Vraag 1: wat moet de software jou en je organisatie concreet opleveren?

Hoeveel sneller en beter wil je dat processen binnen je organisatie met de nieuwe planning software gaan lopen? Hoeveel tijd wil je besparen? Hoeveel tijd wil je bij je planner, of bij jezelf, vrij kunnen maken of andere dingen te doen? Hoeveel extra omzet wil je met de nieuwe tool binnenhalen, dus: hoeveel efficiënter wil je kunnen plannen? Hoeveel stress wil je dat de software voor je oplost, en hoeveel overwerk wil je kunnen schrappen?

Wat we bedoelen met deze vragen, is dat je vooral moet kijken naar wat de planning software je gaat opleveren. Je moet niet – wat helaas wel vaak gebeurt – alleen op basis van prijs tools met elkaar vergelijken. Want vergelijk je alleen op basis van prijs, dan vergelijk je eigenlijk appels met peren. Dat kan betekenen dat je die ene tool te duur vindt, terwijl je juist met díe tool je gewenste resultaten bereikt.

Vraag 2: hoeveel ervaring heeft de leverancier van de software (in jouw branche)?

Wat je ook kiest, kies bij voorkeur voor een softwareleverancier met een ‘flinke bak’ ervaring – ook in jouw branche. Zo weet je zeker dat de tool geen kinderziektes heeft, bewezen is én geschikt is voor de werkzaamheden en processen in jouw specifieke installatie- of servicebedrijf. Onderzoek dus hoeveel ervaring de leverancier heeft van de tool die je op het oog hebt. Met het ontwikkelen van software an sich én in jouw branche.

Vraag 3: werken er al tevreden klanten met de software?

Veel mensen nemen onvoldoende tijd voor de selectie van nieuwe software. Misschien zie jij het ook als iets wat je zo snel mogelijk van je to-do-lijstje wilt afvinken. Begrijpelijk, want  waarschijnlijk zit je erg krap in je tijd, waardoor je het liefst zo snel mogelijk een keuze maakt. Stel jezelf daarom eens deze vragen: “Hoe hebben vergelijkbare organisaties als de mijne het aangepakt? Voor welke software kiezen andere installateurs en servicebedrijven, en waarom?” Je vindt de antwoorden op deze vragen vaak in referenties en klantverhalen. Kijk op de websites van de tools die je op het oog hebt daarom of je dit soort verhalen kunt vinden. Ze kunnen je goed helpen om sneller de juiste keuze te maken.

Vraag 4: is de informatiebeveiliging afgedekt?

Is er een verwerkersovereenkomst? Hoe is de software beveiligd? Wordt er voldaan aan de AVG? Het klinkt wat saai, maar toch zijn het essentiële vragen. Er zijn namelijk nog steeds veel tools die dit niet goed op orde hebben, en als de informatiebeveiliging niet goed is afgedekt kun jij in de problemen komen.

Vraag 5: is de software al ingericht?

Digitaliseren heeft een positieve impact op je organisatie, want je werkt efficiënter en doet meer in minder tijd. Maar het kan ook (tijdelijk) een negatieve impact hebben, namelijk als je de software nog volledig zelf moet inrichten. Met jouw drukke agenda kun je dat er eigenlijk niet bij hebben. En dat moet je ook niet willen, want als de software verkeerd wordt ingericht ervaar je niet tijdelijk, maar blíjvend die negatieve impact. Onderzoek dus twee dingen:

• Of een tool een bewezen standaardpakket is dat grotendeels al voor je is ingericht, zodat je zelf het wiel niet hoeft uit te vinden;
• Of je een contactpersoon krijgt die je 1-op-1 helpt om jouw organisatiespecifieke data over te zetten, denk aan je klantenbestand.

Als je het ons vraagt is software waarbij je op beide vragen ‘ja’ kunt antwoorden de juiste keuze. Zo ben je namelijk het snelst up and running – in het geval van ServicePlanner al binnen vier uur.

“Richt de tool zich alleen op planning? Of zijn er zóveel features dat je bang bent dat het je dagen training kost om alles te leren kennen (en dat je bovendien straks betaalt voor functionaliteiten die je toch niet gebruikt)?”

Vraag 6: hoe gemakkelijk is de software in gebruik?

Natuurlijk is het belangrijk dat de planning software die je kiest gemakkelijk in gebruik is. Kijk daarom goed naar het design van de software, maar vooral ook naar de mogelijkheden die het je biedt. Richt de tool zich alleen op planning? Of zijn er zóveel features dat je bang bent dat het je dagen training kost om alles te leren kennen (en dat je bovendien straks betaalt voor functionaliteiten die je toch niet gebruikt)?

Vraag 7: is de klantenservice bereikbaar zoals jij dat prettig vindt?

Wil je de softwareleverancier gemakkelijk kunnen bereiken? Wil je vragen of problemen in een ticketsysteem kunnen zetten? Wil je persoonlijk contact of vind je een chatbot prima? Wil je in het Nederlands of in het Engels communiceren? Onderzoek wat je prettig vindt en check dan bij de tools die je op het oog hebt hoe de klantenservice is geregeld.

De juiste planning software kiezen voor jouw organisatie

Heb je alle zeven vragen doorlopen en beantwoord? En wil je na het lezen van deze blog meer weten over het kiezen van de juiste planning software voor jouw organisatie? Neem dan gerust contact met ons op. We denken graag met je mee.