Sla informatie opslaan zoals jij zélf wilt - maak je eigen invulveldjes

Hoe zou je het vinden als je informatie over klanten kan opslaan zoals jij wilt? Dat je geen chaos meer hebt, maar je juist goed voorbereid naar de afspraak kunt. En je je klant gericht kunt helpen.

Heerlijk toch?

Zodat je ’s avonds nog wat tijd over hebt om bijvoorbeeld te sporten.

Heb jij al overzicht?

Excel heb je waarschijnlijk al geprobeerd voor het bijhouden van de informatie over apparaten. Of in het softwareprogramma dat je gebruikt, alleen zit je daar vast aan bepaalde invulvelden. Je wilt ook bijhouden waar de ketel of piano staat, niet alleen het bouwjaar. En van de cv-ketel wil je het aantal liters warm water per minuut weten, van de piano niet.

Het werkt niet helemaal zoals jij wilt.

Kan ik dus zelf extra invulvelden maken?

Begin met meer overzicht te maken door alle informatie op dezelfde manier op te slaan, maar dan wel op jouw manier.

Verdeel eerst de items van je klanten onder in categorieën. Per categorie maak je extra velden aan en stel je de default tijd in die je nodig hebt voor dit item.

Hoe werkt het dan?

Stel: Je hebt klanten waar je fietsen onderhoudt. Deze verdeel je onder in de categorieën bakfiets, toerfiets, tandemfiets, racefiets, mountainbike. Per fiets wil je andere informatie opslaan: van de racefiets wil je bijvoorbeeld weten welk bouwjaar, welk merk, welk framemateriaal en welk type crankstel. Plus, voor deze fiets heb je gemiddeld 80 minuten nodig om te onderhouden.

Eigen invulveldjes – handig

Maar waar en wanneer zie ik de invulveldjes die ik heb aangemaakt?

De invulveldjes die je had aangemaakt komen automatisch bij het apparaat te staan (als je de categorie kiest). De duur wordt ook automatisch overgenomen en kun je eventueel aanpassen als je hier meer of minder tijd voor nodig hebt.

Nu kan jij, of je collega, gelijk de informatie aanvullen tijdens of na het klantbezoek.

Kan ik ook de historie bijhouden?

Wat je hebt gedaan houd je bij in de historie. Elke opmerking krijgt een datum mee. Zo kun je altijd terugkijken wat er wanneer is gebeurd.

Fluitend je werk doen

Jij geholpen en je klanten dus ook. Met blije klanten blijf jij fluitend je werk doen. En, als je geen zin hebt om te sporten plof je lekker met je vrouwtje op de bank.

Krijg je nu ook zin in om de chaos op te ruimen?